也许某一天，你离开了办公室，第二天早上迎接你的将会是什么呢？457封电子邮件！其中埋藏着一封来自某位大客户或者你恋人的重要回信。但你怎么才能从大量的垃圾邮件和新闻组消息中找出这封邮件呢？如果处理不当，那封重要的信很可能会就此丢失了。
电子邮件使我们缩短了地域之间的距离，通信变得空前的迅速和方便，但是它也带了来新的麻烦。你可能每天都收到垃圾邮件，处理成堆的邮件浪费了大量时间。下面我们将向你展示理清这混乱不堪的局面，回收收件箱空间的方法。同时还为你提供清除垃圾邮件、防范病毒以及快速访问到有用信息的技巧。
第1步：追踪垃圾邮件
想知道那些讨厌的甚至是攻击性的邮件来自何方吗？通常你能从邮件头部信息中发现线索，它显示了邮件抵达你的收件箱前所经过的每一站。
1. 查看邮件头部信息
要查看邮件头，你一般需要打开邮件程序中的一个选项。例如在Netscape Messenger中，打开邮件并点击“View”（查看）/“PageSource”（页面源代码）。
2. 分析邮件头部信息
解析邮件头的最好方法是使用免费的解读工具,例如Sam Spade（可在http://www.samspade.org下载）。将电子邮件的邮件头拷贝下来，在Sam Spade中选择“Edit”（编辑）/“Paste”（粘贴）。该程序将为邮件头的每个段加上注释，告诉你该段的含义以及某个给定的头是否是伪造的（这是垃圾邮件制造者的惯用伎俩）。从上（抵达你收件箱前的最后一站）至下（邮件发出的地方）阅读邮件头，即使邮件头是伪造的，一般你也可以找出邮件出自何处。
第2步：求助于ISP（网络服务提供商）
阻止垃圾邮件的最佳地点是在你的ISP，在那里可将它拦截在你的信箱之外。
1. 首选检查你的ISP是否提供垃圾邮件过滤器，如果有,将使你根本就看不到这些讨厌的垃圾邮件。
2. 如果你的ISP没有提供垃圾邮件过滤器，你可以自己安装一个，或者注册一个过滤服务，由过滤服务先接收你的邮件，然后再转发到你的ISP帐号。ImagiNet （http://www.imagin.net）便提供此项服务。
第3步：伪装你的邮件地址
垃圾邮件制造者为了搜集邮件地址发出自动收集程序到Internet公告板和论坛上，搜索有效的电子邮件地址。当你向公告板发送信息时必须小心，不要成为收集程序的目标。你可以在你的地址中添加一些文字，使自动收集程序无法识别你的地址，而人们却可以容易地识别出。例如：your_nameNOSPAM@yourispREMOVE.com，其中的用户名和域名让自动收集程序毫无用处。这一招是很管用的，当我在论坛上发表言论时就是这样防范的，当然你可以把那个名称（即“NOSPAM”和“REMOVE”）取得更好记。
第4步：挫败垃圾邮件制造者的最新方法
垃圾邮件制造者会确认你的电子邮件地址是否有效，他们的最新方法是发送一个HTML格式的邮件，在邮件中的某个地方有一个几乎不可见的单像素点图形。
如果你在线阅读该邮件，则HTML将向垃圾邮件制造者的服务器请求该图形，这就确认了你的邮件地址是有效的，因为有人打开并阅读了该邮件。
这听起来不大可能？垃圾邮件制造者完全可以做到这一点，他们将收件人地址添加到请求图形的HTML标记上，当垃圾邮件制造者检查他们服务器上的通讯情况时，便可发现哪些地址是有效的。
如何避免这种情况
为了避免这种情况，方法有二种：
（1)将你的电子邮件程序设置为不能自动显示HTML。例如，Netscape Messenger 有一个选项可以控制显示内附件或链接形式附件。选择链接选项后将不显示HTML。
(2)另一个方法是下载邮件后脱机阅读，或使用预览窗格阅读你的邮件，这样，你无需真正打开邮件便可以看到邮件内容并决定是否删除它。
第5步：了解存储空间限制
别忘了，无论是基于ISP的还是基于公司的服务器，大多数电子邮件帐号都设置了你可以使用的最大存储空间，一般是5MB到10MB。当你的邮件占用的空间超过这一限额时，服务器将会拒绝接收新的邮件。
虽然听起来10MB的邮箱空间已经很大了，但那些附件较大的邮件会很快占满你的邮箱，你的ISP可以告诉你邮箱空间的上限是多少，但你并不能由此得知邮箱当前已占用的空间大小。为了避免这种情况，你应当自己来关注收到的邮件。例如，在Outlook中，你可以选择“Tools”（工具）/“Remote Mail”（远程邮件）/“Connect”（连接）来仅仅下载邮件头，而不包含邮件体和附件。这样你可以检查邮件和附件的大小，然后将大的邮件打上标记以便删除。如果你是在公司的电子邮件系统上，则应该询问网络管理员你的电子邮件信箱空间上限是多少以及现在还剩多少可用。如果你收到的邮件太多，则可以将重要信息拷贝到本地硬盘上单独长期保存。
第6步：故障和后备邮箱
1. 查清故障
如果你的电子邮件软件无法接收邮件，这有可能是因为你的邮件空间已经用完。
这时你应该检查你的邮件服务器是否在运行，如果是正常运行，则检查邮件服务器是否因为队列中的垃圾邮件致使通讯流量减慢和堵塞。为此你可以向自己发送一个邮件做测试。大多数系统允许用户使用单个帐号向自己发送邮件。如果你的邮件没有在你的收件箱中出现，则需要与你的ISP联系并请求解答。
2. 后备邮箱
设置一个后备邮箱可以防止你的正式邮箱出问题后，影响你正常的电子邮件接收。最简单的方法是获得一个免费的电子邮件帐号。此类电子邮件申请很简单，我推荐Yeah.net的电子邮件信箱，只需要填写4个选项就完成全部申请过程。相对于其它免费电子邮件信箱的申请，简单得多。以后，在你的电子邮件帐号停掉时可以使用它。
